La durée de conservation d'un document privé est établie en fonction de la durée pendant laquelle un consommateur peut réclamer ou peut se voir réclamer une dette et qu'il doit prouver qu'il l'a bien payée. Passé cette durée, la prescription joue et la loi considère que cette dette a été acquittée si elle n'a pas été formellement réclamée au consommateur. Et la prescription en droit belge peut être très longue (30 ans). Mais, heureusement, des exceptions existent.
Un classement par durée de conservation
Le tableau ci-dessous classe, par durée, les documents qu'il est utile de conserver. Certaines durées sont établies sur base des usages, des habitudes, d'autres sont définies en fonction de la législation. Dans certains cas, la durée peut varier en fonction de la durée de possession ou de la valeur du bien auquel le document se réfère. Dans d'autres cas, les documents méritent d'être conservés à vie. En cas de litiges particuliers, les durées mentionnées ne s'appliquent pas. De même, les durées mentionnées ne concernent pas les documents à conserver par les entreprises ou les services publics.
Tableau 1: classement par durée de conservation
| 1 mois | Magasins: tickets de caisse (montants peu importants) [1] |
| 1 an | Horeca: notes de restaurant et d'hôtel 6 MOIS
Ramonage: certificats
Transport: factures
Frais d'huissiers |
| 2 ans | Prestations familiales
Assurances: quittances de cotisation, double de lettre demandant résiliation et son accusé de réception, correspondance avec l'assureur concernant le règlement d'un sinistre
Sécurité sociale: décomptes de sécurité sociale
Garantie: certificats [2]
Frais Médicaux / Médecin: preuves de paiement |
| 5 ans | Allocations de chômage
Banque: documents bancaires
Crédit: quittances de crédit ou prêts immobiliers
Factures du notaire et honoraires
Eau: factures
Energie: factures de gaz, et d'électricité
Téléphone, internet: factures
Impôts: documents fiscaux
Frais d'avocats
Contrats de travail et lettres d'engagement, lettres de licenciement: double ou reçu de solde de tout compte, certificat de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident, bulletins de versement de prestations sociales [5]
Loyer: quittances de loyers [3]
Redevance radio - télévision
Rentes alimentaires: preuves de paiement |
| 7 ans | Banquesdocuments bancaires (comme preuve dans les cas de fraudes) |
| 10 ans | Agents immobiliers: factures
Aménagement factures des travaux
Construction: contrats passés avec l'architecte et/ou l'entrepreneur, Correspondances relatives à la construction, facturesn
Indépendants: factures (plombier, électricien, garagiste …)
Factures avec TVA
Propriété: règlement de copropriété, correspondance avec syndic, PV d'assemblée générale
Revenus: déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions, avis d'imposition
Travaux: la commande, le contrat et la réception de travaux, factures des entrepreneurs et architectes
Assurances: contrats relatifs à des immeubles, doubles de correspondance, factures d'achat, factures de réparation [4] ...
Assurances: avis d'échéance et preuves de paiement des contrats d'assurance sur la vie et d'assurance décès bénéficiant de réductions fiscales, en cas de règlement à votre profit du capital d'une assurance décès |
| A vie | Jugement: preuves de paiement des indemnités dues par suite d'un jugement
Vie commune: Document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc.
Actes notariés
Assurances: contrats d'assurance responsabilité automobile et professionnelle [5]
Carnet de santé
Carte de groupe sanguin
Décès: testaments et documents relatifs aux successions
Diplômes et titres professionnels
Donation: actes [5]
Dossier médical: résultats des analyses, examens
Enfant: acte de reconnaissance ou jugement d'adoption
Famille: livret de famille, souvenirs anciens relatifs à la famille (annonces de mariage, de décès)
Mariage: contrat de mariage, livret de famille
Vie commune: document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc.
Séparation: Jugement de divorce ou de séparation de corps
Vaccination: Certificat de vaccination |
Cas particuliers
- Bien immeuble vendu, détruit, inutilisable : documents : Au terme de leur valeur.
- Bien meuble : documents : Au terme de leur valeur.
- Véhicule automobile : documents : Au terme de leur valeur.
- Assurances : factures, expertises et certificats médicaux : Jusqu'à complète indemnisation.
- Habitation : titre de propriété : Jusqu'à la revente.
- Salaires et rémunérations : bulletins et fiches de paie : Jusqu'à liquidation de la pension.
- Modes d'emploi, de montage : Pendant la durée d''utilisation de l'objet.
- Assurances : contrats relatifs à des immeubles, doubles de correspondance, factures d'achat, factures de réparation ... : Tant que les meubles sont assurés.
[1] Attention: parfois le ticket de caisse fait également fonction de certificat de garantie et doit alors être gardé pendant au moins deux ans.[2] Jusqu'à la fin de la garantie
[3]Jusqu'à 5 ans après la date à laquelle vous avez quitté la maison.
[4] Tant que les biens immeubles sont assurés pour au moins 10 ans.
[5] Et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite.
